経理業務を支援するための財務会計モジュール（FI）の対応をする場合には、簿記や会計処理などの知識に加えて経理業務についても知っておく必要があります。
会計というのは、日々発生する取引を仕訳の形で記録することからスタートします。この仕訳を起点に色々な帳簿に記録していくことになるのですが、今回はその帳簿の話です。
全ての取引を記録するための主要簿
帳簿について説明していくのですが、帳簿には主要簿と補助簿の2つがありますが、まずは主要簿についてです。
主要簿という名前からも推察できると思いますが、経理業務において中心的な役割を担う帳簿を主要簿と呼び、主には以下の2つが主要簿に該当します。
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
以前に以下の記事でも書きましたが、会計的に記録すべき取引が発生した場合に、まずは仕訳帳という帳簿に記録をします。（伝票記録方式の場合は伝票に記録）
この仕訳帳には発生した全ての取引が記録されている形になります。仕訳帳を見れば、その企業でどのような取引が行われたのかを把握することができますが、全体感を把握するのは難しいですし、仕訳帳から直接貸借対照表や損益計算書などの財務諸表を作成するのは大変です。
ですので、個々の仕訳で発生した各勘定の金額を『総勘定元帳』という帳簿に集計して記録します。つまり、総勘定元帳を見ると勘定科目毎の合計金額が把握できる形です。
総勘定元帳元帳の状態だと各勘定科目の残高は分かりますが、他の勘定科目も含めて全体を把握するには大変なので、本来はこの後に試算表を作成し、さらに財務諸表を作成していくことになります。
ですが、SAPを含め会計システムを使っている場合は、仕訳を入力すると総勘定元帳や試算表、財務諸表などが自動で作成してくれるようになっているので、今回は詳しい内容には深入りせずに、あくまでも帳簿の話に留めておきたいと思います。
目的に応じて主要簿を補足するための補助簿
財務諸表を作成するという目的においては主要簿だけでも問題ないのですが、経理業務は財務諸表の作成だけではなく、現預金の管理、買掛金等の債務の支払い、売掛金等の債権の回収状況の確認など様々です。
現預金の状況を確認するには現預金に絞って入金や出金を把握できるような帳簿があった方が便利です。現金・預金の日々の出入りを管理する補助簿を現預金出納帳と呼びます。また、得意先ごとの売掛金や仕入先ごとの買掛金を管理する、売掛金台帳や買掛金台帳、得意先ごとの売上を管理する売上台帳など、必須ではありませんが目的に応じて作成するする帳簿を補助簿といいます。
小規模な企業であれば、そこまで色々な種類の補助簿も必要ないことも多いのですが、ある程度以上の規模の企業になると、取引の数も増えますし、その企業のニーズに応じて必要な補助簿を用意して記録していくという形です。
今の時代は仕訳を入力すると自動で各種帳簿に展開されていく
そうは言っても、今の時代はシステムで管理することがほとんどで、SAPを導入している企業は当然システムで会計情報を管理します。
ですので、事前の設定は必要なものもありますが、基本的には仕訳の登録だけすれば、各種帳簿に展開されていくことになります。SAPの場合も仕訳帳や総勘定元帳を中心に標準機能として帳簿を確認するためのレポートは用意されています。
顧客企業の要件によって、アドオンで作り直すケースもけっこうありますが、一応標準機能としてもあるので、システム上で確認できるようになっているということです。
おまけ：関連トランザクションコード
- 伝票仕訳帳：S_ALR_87012287
- G/L勘定残高照会：S_ALR_87012277、FAGLB03
- 得意先残高照会：FD10N
- 仕入先残高照会：FK10N
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