小口現金出納帳は、手元に保管する現金の受け払いと残高を記録する帳簿です。少額の立替精算や現金購入が残る企業では、帳簿残高と金庫内の実際の現金を定期的に照合する必要があります。
SAPでの管理方法
SAPのCash Journalを利用する場合、トランザクションFBCJで対象の会社コード・出納帳を選び、入金・出金の取引を登録します。取引タイプ、金額、日付、相手先や説明、領収書などの証憑を運用に合わせて管理します。Cash Journalでは入力を保存する段階とFIへ転記する段階を分ける運用があるため、保存済みと転記済みを混同しないことが重要です。
運用時の確認項目
- 支払・入金の根拠となる証憑があるか。
- 転記日と費目、税コード、取引先の指定が正しいか。
- 出納帳の未転記データが残っていないか。
- 帳簿残高が現金実査の結果と一致するか。
例として現金で消耗品を購入した場合、小口現金の減少と費用計上を記録します。税額や勘定の決め方は企業の経理ルールに従います。現金の補充や差異処理も承認手順を決めておきます。
通常の会計伝票で管理する場合
FBCJを使わず、通常のFI伝票とG/L明細で小口現金を管理する方法もあります。その場合、日々の現金受払を追える入力ルールと実査・照合の手順が必要です。二つの方法を併用すると二重計上のリスクがあるため、対象範囲を明確にします。
